Informativa per il trattamento dei dati personali dei Clienti e Potenziali Clienti redatta in conformità agli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR)
VITANOVA S.r.l. desidera informarLa che il Regolamento Europeo n. 679 del 27 aprile 2016 sul trattamento dei dati personali prevede la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.
1. Titolare del Trattamento e Dati di Contatto
L’azienda Titolare del Trattamento è VITANOVA S.r.l., con sede legale in Fiorano Modenese (MO) – Via Radici in Piano n. 1, 41042, P.IVA/C.F. 03343680363.
L’azienda Titolare del trattamento è contattabile tramite PEC al seguente indirizzo: vitanova-srl@legalmail.it.
2. Responsabile della protezione dei dati
Non è prevista la figura del/della Responsabile della protezione dei dati all’interno di questa organizzazione (Data Protection Officer – DPO), in quanto non obbligatoria ai sensi del GDPR.
3. Dati personali trattati
La presente informativa è rivolta sia ai Clienti dell’azienda Titolare (a titolo esemplificativo: privati, condomini e relativi amministratori, committenti di interventi di progettazione e riqualificazione edilizia, di general contracting e di manutenzione) sia ai potenziali Clienti, intendendosi per tali i soggetti che richiedono informazioni, preventivi o simulazioni e che potrebbero non perfezionare alcun rapporto contrattuale con l’azienda Titolare.
I dati trattati potranno riguardare:
a) dati anagrafici e di contatto (per esempio: nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza, domicilio anche temporaneo, codice fiscale, stato di famiglia, recapiti telefonici ed e-mail);
b) dati relativi alla richiesta formulata e alla tipologia di intervento di interesse (per esempio: tipologia di lavori edili, di riqualificazione o di manutenzione, interesse all’accesso a benefici/bonus fiscali);
c) dati amministrativi e di fatturazione (per esempio: codice fiscale/partita IVA, coordinate bancarie/IBAN e in generale dati da riportare nelle fatture);
d) dati di natura fiscale e reddituale, ivi comprese le dichiarazioni dei redditi; tali dati potranno riguardare soggetti che non perfezionano successivamente alcun rapporto contrattuale con l’azienda Titolare;
e) dati relativi all’immobile oggetto dell’intervento richiesto o affidato;
f) dati relativi alle interazioni con le comunicazioni commerciali (per esempio: apertura delle e-mail, interazione con i contenuti inviati).
4. Finalità del Trattamento
Le finalità del trattamento dei Suoi dati personali sono le seguenti:
i) dati di cui alle lettere a), b), c), d), e): instaurare e gestire il rapporto contrattuale e i conseguenti adempimenti (esecuzione del contratto, attività di progettazione, riqualificazione edilizia, general contracting e manutenzione)
ii) dati di cui alle lettere a), b), c), d), e): erogare l’attività di consulenza consistente nella valutazione della capienza fiscale e nell’elaborazione delle simulazioni finalizzate all’accesso ai benefici/bonus fiscali, su richiesta dell’interessato;
iii) dati di cui alle lettere a), b), c), d), e): in generale, gestire la fase precontrattuale, riscontrando le richieste di informazioni pervenute e predisponendo i preventivi richiesti;
iv) dati di cui alle lettere a), b): contattarLa, anche telefonicamente, a seguito di una Sua richiesta o iniziativa, al fine di fornire informazioni sui servizi offerti, fissare un appuntamento e predisporre un preventivo personalizzato (attività di telebooking);
v) dati di cui alle lettere a), c): adempiere agli obblighi di legge in materia civilistica, contabile e fiscale;
vi) dati di cui alle lettere a), b), c), d), e): inviare comunicazioni di servizio relative al rapporto in essere;
vii) dati di cui alle lettere a), b), d), e), f): inviare comunicazioni promozionali e commerciali relative a servizi analoghi a quelli già acquistati dall’interessato, ai sensi dell’art. 130, comma 4 del Codice Privacy, ferma restando la possibilità per l’interessato di opporsi in qualsiasi momento al trattamento in maniera agevole (attività di marketing diretto);
viii) tutti i dati sopra indicati: accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale.
5. Base giuridica del Trattamento
In riferimento alla liceità del trattamento, si specifica che le basi giuridiche su cui si fonda il trattamento dei dati personali di cui alla presente informativa sono:
– per le finalità di cui al punto i), ii), iii) del paragrafo 4 il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR);
– per le finalità di cui al punto iv) del paragrafo 4, il trattamento è necessario all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR);
– per le finalità di cui al punto v) del paragrafo 4, il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetta l’azienda Titolare (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
– per le finalità di cui al punto vi) del paragrafo 4 il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR); – per le finalità di cui al punto vii) del paragrafo 4, ossia per l’invio di comunicazioni commerciali relative a servizi analoghi a quelli già acquistati dall’interessato – utilizzando i recapiti forniti nel contesto del rapporto contrattuale
– il trattamento è basato sul legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR), ai sensi dell’art. 130, comma 4, del Codice Privacy, ferma restando la possibilità dell’interessato di opporsi in qualsiasi momento al trattamento in maniera agevole;
– per le finalità di cui al punto viii) del paragrafo 4, il trattamento è basato sul legittimo interesse dell’azienda Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).
Qualora il Cliente, potenziale Cliente o Committente non sia una persona fisica (a titolo esemplificativo: Condominio, Società, ente o altro soggetto collettivo), il Titolare tratta i dati personali delle persone fisiche a esso riconducibili e necessari all’instaurazione e gestione del rapporto — quali, a seconda dei casi, l’amministratore di condominio e i singoli condòmini, ovvero il Legale Rappresentante, i Referenti e il personale di contatto del Committente. In relazione a tali soggetti, e per le finalità di cui ai punti i), ii), iii), vi) del paragrafo 4, il trattamento è altresì necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare, consistente nella corretta esecuzione del rapporto instaurato con il Cliente/potenziale Cliente/Committente, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR.
Il Cliente/potenziale Cliente/Committente (per il Condominio, l’amministratore) si impegna a portare la presente informativa a conoscenza delle persone fisiche i cui dati personali siano comunicati al Titolare o comunque trattati nell’ambito del rapporto.
6. Modalità del trattamento
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.
Ogni trattamento avviene mediante l’adozione di misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, adeguate al trattamento stesso, così come riportato all’art. 32 del Regolamento e ad opera di soggetti appositamente Incaricati, in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del Regolamento UE 679/2016.
I dati sono trattati sia in forma cartacea sia con l’ausilio di strumenti elettronici ed informatici, ivi compresi strumenti automatizzati quali il sistema CRM per la gestione delle relazioni con la clientela e una piattaforma dedicata all’invio di comunicazioni via posta elettronica (e-mail marketing). Nell’ambito delle finalità di cui ai punti iv) e vii) del paragrafo 4, tali strumenti elettronici organizzano e raggruppano le informazioni che La riguardano in categorie, sulla base della tipologia di intervento di interesse, delle richieste formulate, dei servizi utilizzati e delle preferenze manifestate, al fine di rispondere in modo puntuale alle Sue esigenze o di predisporre comunicazioni commerciali maggiormente pertinenti.
Sono attuate misure di minimizzazione del trattamento quanto a tipologia del dato, autorizzazioni all’accesso e tempi di conservazione.
7. Tempo di conservazione dei dati
I criteri di conservazione variano in funzione della finalità del trattamento e della circostanza che il rapporto contrattuale sia o meno perfezionato.
Gestione del rapporto e adempimenti di legge (finalità i, ii, iii, v, vi del paragrafo 4).
Per i clienti, i dati di cui alle lettere a), b), c), d), e) sono conservati per l’intera durata del rapporto contrattuale e per i 10 anni successivi alla sua cessazione, in ragione degli obblighi di conservazione di natura civilistica, contabile e fiscale.
Fase precontrattuale e potenziali clienti (finalità iii, iv del paragrafo 4).
Qualora il rapporto non venga perfezionato, i dati di cui alle lettere a), b), e) trattati per riscontrare le richieste di informazioni, predisporre i preventivi e per l’attività di telebooking sono conservati per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, in caso di mancato seguito, per un periodo non superiore a 24 mesi dall’ultimo contatto utile.
Dati fiscali e reddituali dei potenziali clienti (lettera d).
I dati di natura fiscale e reddituale, ivi comprese le dichiarazioni dei redditi, acquisiti per l’elaborazione delle simulazioni di cui alla finalità ii) del paragrafo 4, ove riferiti a soggetti che non perfezionano alcun rapporto contrattuale, sono conservati per il tempo strettamente necessario alla valutazione richiesta e cancellati entro un termine non superiore a 12 mesi dall’acquisizione, in ragione della loro particolare delicatezza e nel rispetto del principio di minimizzazione.
Marketing diretto – servizi analoghi (finalità vii del paragrafo 4).
I dati di cui alle lettere a), b), d), e), f) trattati per l’invio di comunicazioni promozionali relative a servizi analoghi sono utilizzati a tale fine fino all’eventuale opposizione dell’interessato e, comunque, non oltre 24 mesi dalla cessazione del rapporto contrattuale.
La cessazione dell’utilizzo a fini di marketing non pregiudica la conservazione dei medesimi dati per le altre finalità, nei limiti dei rispettivi termini; resta inteso che i dati di cui alla lettera d) non sono comunque conservati, per la finalità di marketing, oltre il più breve termine ad essi applicabile.
Accertamento, esercizio o difesa di un diritto (finalità viii del paragrafo 4).
Tutti i dati sopra indicati, ove necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, potranno essere conservati per l’ulteriore periodo necessario fino alla definizione irrevocabile della controversia e, comunque, entro i termini di prescrizione di volta in volta applicabili.
8. Comunicazione e Diffusione dei dati
I Suoi dati saranno trattati da personale interno espressamente autorizzato e istruito dall’azienda Titolare.
I Suoi dati personali potranno inoltre essere comunicati, per le finalità sopra indicate e per l’adempimento degli obblighi di legge e contrattuali, a:
– professionisti e consulenti (commercialisti, studi tecnici e professionali, studi legali) che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati;
– istituti bancari e di credito, per la gestione degli incassi e dei pagamenti ed istituti assicurativi;
– imprese subappaltatrici e partner coinvolti, ove necessario, nell’esecuzione degli interventi affidati;
– fornitori di servizi informatici e gestionali, ivi compreso il fornitore della piattaforma CRM e il fornitore della piattaforma di e-mail marketing utilizzata per l’invio delle comunicazioni commerciali;
– Pubbliche Amministrazioni e Autorità competenti (a titolo esemplificativo, l’Agenzia delle Entrate) per gli adempimenti previsti dalla legge;
– Autorità di pubblica sicurezza e Autorità giudiziaria, a seguito di richiesta e/o per esigenze di difesa dell’azienda Titolare.
I/Le Responsabili del trattamento sono nominati in forma scritta dall’azienda Titolare, ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
In nessun caso i Suoi dati saranno oggetto di diffusione a soggetti indeterminati.
9. Trasferimento dei dati extra Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori di servizi di cui l’azienda Titolare si avvale – in particolare la piattaforma utilizzata per l’invio delle comunicazioni commerciali e il CRM – possono trattare i dati mediante server ubicati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Tali trasferimenti potrebbero riguardare anche Paesi che non garantiscono un livello di protezione adeguato secondo gli standard UE; in questo caso il trasferimento avverrà in forza di Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione europea.
10. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati per le finalità di gestione del rapporto contrattuale e precontrattuale (punti i, ii, iii, iv, vi del paragrafo 4) e per l’adempimento degli obblighi di legge (punto v del paragrafo 4) ha natura obbligatoria: un eventuale rifiuto, parziale o totale, di conferire tali dati comporterà l’impossibilità oggettiva di instaurare o dare ulteriore corso al rapporto con Lei.
Il trattamento dei dati per l’invio di comunicazioni promozionali relative a servizi analoghi (punto vii del paragrafo 4), fondato sul legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 130, comma 4, del Codice Privacy, non richiede il consenso dell’interessato; Lei ha tuttavia il diritto di opporsi a tale trattamento in qualsiasi momento e in maniera agevole, anche tramite l’apposito collegamento di disiscrizione presente nelle comunicazioni e-mail (ove si tratti di newsletter) senza che ciò pregiudichi in alcun modo il rapporto contrattuale.
11. Processo decisionale automatizzato
I Suoi dati non saranno inseriti all’interno di alcun processo decisionale automatizzato.
I dati personali potranno essere trattati, come indicato nel paragrafo 6, mediante strumenti automatizzati esclusivamente per l’invio di comunicazioni; tali attività non comportano l’adozione di decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati né l’utilizzo di strumenti di profilazione automatizzata.
12. Diritto di opposizione
In relazione alle finalità di cui al punto iv) e vii) del paragrafo 4, Lei ha in ogni momento il diritto di opporsi al trattamento.
L’opposizione può essere esercitata in modo agevole, anche attraverso l’apposito collegamento di disiscrizione presente nelle comunicazioni e-mail (se si tratta di newsletter), ovvero contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.
13. Diritti dell’interessato/a
In relazione al trattamento dei Suoi dati personali, Lei ha diritto di esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti:
– diritto di chiedere all’azienda Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica e/o la cancellazione degli stessi e/o la limitazione del trattamento che La riguarda e/o l’opposizione al trattamento;
– diritto alla portabilità dei dati personali: tale diritto consente all’interessato di ricevere i dati personali che Lo/La riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e – a certe condizioni – di trasmetterli a un altro/a Titolare del trattamento senza impedimenti;
– diritto di non essere sottoposto/a a decisioni automatizzate, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici che Lo/La riguardano o che incidano in modo significativo sulla Sua persona;
– diritto di revocare il consenso per i trattamenti dei dati basati sul consenso, senza che venga pregiudicata la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
– diritto di proporre – in Italia – un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it;
– diritto di proporre un reclamo ad altra competente Autorità privacy europea ubicata nel luogo di abituale residenza o domicilio in Europa di chi contesta una violazione dei propri diritti, seguendo le procedure e le indicazioni del caso.
Tutti i sopracitati diritti potranno essere esercitati dall’interessato/a scrivendo all’indirizzo PEC dell’azienda Titolare del trattamento vitanova-srl@legalmail.it e fornendo un documento di identità del/della richiedente legittimato/a.
